Занятие по теме: Способы составления плана дня.

Результат занятия: учащийся знает разные способы составления плана дня;

учащийся знает основные принципы и правила расстановки приоритетности дел: АБВ планирование, принцип Парето, принцип Эйзенхауера;

учащийся представляет роль биоритмов в планировании времени;

учащийся может определить наилучшие для себя способы планирования дня.

Рассматриваемые вопросы:

1. Способы составления плана дня:

а). Режим дня;

б). Метод "Альпы";

в). рамочный план дня.

2. Принципы и правила расстановки приоритетности дел:

а). Принцип Парето;

б). АБВ - анализ;

в). Принцип Эйзенхауера.

3. Учет биоритмов при составлении плана на день.

Ход занятия:

1. Занятие рекомендуется начать с вопроса: составляете ли Вы планы дня? Если да, то каким способом? Т.к. многие учащиеся используют режим дня, то они подробно могут рассказать об этом. Можно проанализировать также правила составления дневного плана, которые приведены в тетради для ученика. Учащиеся могут выразить свое мнение по предложенным позициям.

 Далее рекомендуем рассмотреть правила составления плана дня с помощью   метода "Альпы": разбираются последовательно 5 стадий метода "Альпы":

1. Составление заданий;
2. Оценка длительности акций;
3. Резервирование времени про запас;
4. Принятие решений по приоритетам;
5. Последующий контроль - перенос несделанного.

1. Составление заданий: это запись всего того, чего Вы хотите или должны сделать на следующий день. Метод "Альпы" отличается от других планов дня тем, что мы используем принятые сокращения для 1.-меньших затрат времени для планирования; 2.-такой план помещается на одной страничке вашей записной книжки. План -краткий, ясный, понятный, удобный.

Примеры сокращений, которые можно использовать:

В. - визиты, встречи;

Т. - телефонные разговоры;

Д/З.- выполнение домашнего задания;

Ч. - процесс чтения (книги, газеты);

ПР. - письменная работа;

П. - планирование;

К.- контроль;

Ш. - обучение в школе;

Составляя список заданий необходимо:

• распределить их по приоритетности
• подразделить их на затяжные, непродолжительные.

Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

2.Оценка длительности акций: поставить против каждого задания приблизительное время его выполнения; если вы не можете определить продолжительность отдельных дел, то изучайте производительность своей деятельности. Помните, что работа требует столько времени, сколько его есть в вашем распоряжении - Устанавливайте для определенных дел определенный промежуток времени.

3. Резервирование времени про запас: при составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени: 60% - запланировать,40% - оставить в качестве резерва. Если же вы запланировали более 60% своего времени, то доведите составленный вами список до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел - вычеркните, перенесите.
1. принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. (об этом - чуть ниже).
2. Контроль и перенос несделанного: проанализируйте и перенесите несделанное за день на следующий день. Если одно и то же дело переносите многократно, то оно становиться для вас обузой, и тогда существуют 2 возможности:

1). Вы наконец - то решительно беретесь за него и доводите до конца.

2). Вы отказываетесь от этого дела, т.к. проблема иногда разрешается сама.

в). Вы сможете еще более рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важных элементов используете и другие сокращения - графические символы (бюрографию).

Символы бюрографии:

! - важно

? - выяснить

+ - приоритет

- задача выполнена

* * - задача выполнена особенно хорошо

? - перенос несделанного на более поздний срок.

Можно обсудить преимущества составления плана дня по методу "Альпы":

• лучший настрой на предстоящий рабочий день;
• четкое представление о задачах дня
• упорядочение течения дня;
• преодоление забывчивости;
• концентрация на существенном;
• достижение целей дня;
• рационализация посредством группировки задач;
• спокойное восприятие непредусмотренных событий;
• улучшение самоконтроля;
• ощущение успеха в конце рабочего дня.

 Еще один способ ежедневного планирования - составление рамочного пана дня. Это набросок образцового рабочего дня. Даже если такой идеальный день вряд ли возможен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир.

Рамочный план недели:

составляя такой план, вы приобретаете навык в распределении дел по отдельным дням недели.

2.  Далее следует рассмотрение принципов и правил расстановки приоритетов. Учащимся предлагается вспомнить - что такое приоритеты, что значит определить приоритетность дел.

Установить приоритетность- означает принять решение о том , каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значения. Иногда наши проблемы состоят в том, что мы :

-пытаемся сразу выполнить слишком большой объем работы ;

-распыляем свои силы на отдельное, часто неосуществимое, но кажущиеся необходимыми дела.

В конце дня мы нередко приходили к выводу, что хотя сделано вроде немало , однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места.

Удачливые же люди отличаются, помимо прочего тем, что они, успевают решать очень много разных вопросов, но в течении одного времени бывают заняты только одной единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.

Установление приоритетов помогает :

-планомерно вести дела;

-выполнять срочную работу к установленному времени;

-учитывать возможности делегирования ;

-избегать ненужных конфликтов со своими целями;

-избегать "переделывания" уже сделанного.

Существует несколько правил и принципов установления приоритетности.

 1. ПРИНЦИП ПАРЕТО.

Принцип Парето был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923) и неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Принцип Парето ( соотношение 80:20 ) применительно к рациональному использованию времени гласит " Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется , что 80 % конечных результатов достигается только за счет 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога "поглощают" 80% рабочего времени". В процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов.

Не следует браться сначала за самые легкие, интересные, требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значимостью и важностью: сначала - немногие " жизненно важные" проблемы, а уже потом- многочисленные "второстепенные".

Принцип АБВ анализа помогает проанализировать задачи с точки зрения их приоритетности, значимости.

Нужно отдавать себе отчет, что вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного, (основное правило эффективной организации труда)

С помощью букв А,Б,В отдельные задачи подразделяются на 3 класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей:

-Важнейшие задачи ( категория А ) составляют примерно 15% от количества всех задач и дел, которыми мы заняты, Значимость же этих задач ( в смысла вклада в достижение цели ) составляет 65%.

-На важные задачи ( категория Б ) приходиться в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел.

-Менее важные и несущественные задачи ( категория В ) составляют напротив , 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю 15% в общей стоимости всех дел, которые мы должны выполнить. (СМ. Таблицу АБВ- анализ).

Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта..

Схема: Применение анализа АБВ.

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени задач.

2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для вашей деятельности.( Не забывайте, что срочность не равна важности , значимости)

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените ваши задачи в соответствии с категориями А,Б,В

А первые 15% всех задач не подлежат перепоручению.

Б следующие 20% задач могут быть перепоручены другим лицам.

В остальные 65% задач в любом случае должны быть перепоручены .

5. Перепроверьте свой временной план из соответствия выделенного времени значению задач.

• запланированного времени (3 часа ) - задача А
• % запланированного времени ( 1 час ) - задача Б
• запланированного времени ( 45 минут ) - задача В

(т.е. на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению).

6. Оцените задачи Б и В с точки зрения их делегирования.

Принятие решения о приоритетах равно как и процесс установления цели - весьма индивидуально дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны. О степени приоритетности можно спорить, здесь редко встречается объективный критерий.

Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам А : учащиеся работают с тетрадью для ученика:

• Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей ( цели года, месяца, недели, дня ) ?
• Могу ли я за счет выполнения одной - единственной задачи решить сразу несколько других .
• Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад достижения общих целей моего предприятия, отдела, рабочий группы и т. д. ?
• Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу ( краткосрочном и долгосрочном плане ), и наибольшее денежное награждение?
• Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Установление приоритетов - основное правило эффективной техники работы. Отдавайте себе отчет в том, что Вы не все можете и не все должны сделать, Устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел.

2. Еще один прием принятия решения по приоритетности задач - это  принцип Эйзенхауэра.

Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой недели, тогда как срочную задачу, как правило стремятся выполнить немедленно.

Предложенная американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задачи отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Таблица принципа Эйзенхауэра.

Задачи Б Установить срок выполнения (или перепоручить)	Задачи А Выполнять без промедления
Задачи Г Выбросить в корзину для бумаг	Задачи В Поручить

Срочность

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются 4 возможности их оценки ( в итоге) выполнения :

1. Срочные \ важные.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные \ менее важные.

Здесь существует опасность попасть под " тиранию" спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Но т.к. она не столь важная ее необходимо делегировать.

3. Менее срочные \ важные.

Их не надо выполнять срочно, они , как правило могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Может быть стоит перепроверить важность, установить сроки, и частично поручить кому-то.

4. Менее срочные \ менее важные задачи .

От этих задач следует воздержаться : иначе перегрузки не избежать. Наберитесь мужества и чаще прибегайте к корзине для мусора.

Если вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйэенхауэра, вы значительно повысите свою продуктивность.

3.  Учет биоритмов при составлении плана на день.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о "человеке утра", или о "человеке жаворонке". Первые могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы. Вторые по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам.

Ни один из этих типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по - разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой.

Ось "100%" на графике задает среднее значение дневной физиологической работоспособности. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей - так это относительные, ритмичные колебания.

Пик работоспособности приходится на первую половину дня, когда желудок, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно. Этот уровень потом в течении дня больше не достигается. После обеда, когда активно работает тонкая кошка, наступает спад продуктивности. В это время не надо работать наперекор своему ритму. Расслабьтесь с чашкой чаю и используйте перерыв для социальных контактов и рутинной деятельности.

К фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в щадящем режиме и не должен чрезмерно нагружаться. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности.

Не пытайтесь работать против своего естественного ритма, а используйте эти закономерности в своем распорядке дня.

Д/З: выбрать наиболее приемлемые для себя способ составления плана дня и принцип расстановки приоритетности дел.