Занятие по теме: Основные принципы планирования времени.

"Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе."

народная мудрость

- учащийся знает понятия краткосрочного и долгосрочного планирования;

- принципы и правила планирования времени;

- специфику процессов годового, недельного, дневного планирования;

- имеет представление о структуре дневника времени;

- знает формы и методы контроля результатов собственной деятельности.

Список литературы:

1. Зайверт Л. Ваше время в ваших руках. - М., 1995, с.138-151.

Обоснованы принципы и правила планирования времени; обосновано значение "Дневника времени";

2. Лакейн А. Искусство успевать./ Пре. С англ. Ю. Емельянов. - М.,1996., с. 53-86

Очень популярно, доступно рассказано о значении планирования, способах планирования. Есть интересные примеры, которые можно использовать на занятии для иллюстрации правил планирования.

3. Хроленко М. С Самоменеджмент для тех кому от 16 до 20. - М., 1995, с. 20-24, 120-121.

Даны характеристики годового, недельного, ежедневного планов. Охарактеризована кривая работоспособности человека в течение года; дана краткая информация о биоритмах и их влияние на активность человека.

Рассматриваемые вопросы:

1. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента.

2. Принципы и правила планирования времени.

3. Правила составления плана на год, квартал, месяц, неделю, день с использованием графика активности.

4. Дневник времени.

5. Формы и методы контроля результатов собственной деятельности.

6. Презентация своих способов и принципов планирования времени, методов контроля результатов деятельности.

Для актуализации проблемы правильного распределения времени преподаватель задает вопросы: Занимаетесь ли Вы планированием? Что такое планирование? Зачем нужно планирование?

Планирование ежедневной работы , средне- и долгосрочных акций и результатов, означает также выигрыш во времени. Что значит выиграть время?

1. В буквальном смысле слова выиграть время нельзя, поскольку время течет не останавливаясь ни на секунду, независимо от нас. Значит, говоря о выигрыше времени, мы должны иметь в виду нечто другое. Что?

Зайверт Л. - специалист по самоменеджменту, на основе многочисленных исследований , сформулировал правило: "Кто регулярно, в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справится с важными делами".

Далее следует работа с таблицей из "тетради ученика": "Зачем нужно планирование времени", где каждый ученик отмечает все те пункты, которые для него важны, с которыми он согласен.

2. Обсуждение принципов и правил планирования времени.

Далее идет самостоятельная работа учащихся по выбору наиболее важных принципов планирования времени, которые они хотели бы применять в своей практике.(20 принципов планирования времени приведены в "тетради для ученика"):

а). Сначала идет групповое рассмотрение каждого принципа, его оценка;

б). Затем каждый самостоятельно выбирает для себя 5 важнейших правил и записывает их в рабочую тетрадь;

в). Обсуждение в группах индивидуального выбора каждого, нахождение общих и различных правил в списках, отстаивание своих принципов.

Принципы планирования времени:

1. Основное соотношение 60:20:20.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок "дневных помех".

3. Сведение задач воедино - план действий.

4. Регулярность - системность - последовательность.

5. Реалистичное планирование.

6. Восполнение потерь времени.

7. Письменная форма.

8. Перенос несделанного.

9. Фиксация результатов вместо действий.

10. Установление дневных норм.

11. Срок исполнения.

12. Установление приоритетов.

13. Избавление от "тирании" спешности.

14. Делегирование дел.

15. "Поглотители" времени и резервы времени.

16. Переработка - перепроверка.

17. Свободное время.

18. Закрытые часы (спокойное время).

19. Время для планирования и творчества.

22. .Разнообразие.

3. Планирование можно представить как закрытую систему состоящую из :

• плана жизни и долгосрочных планов;
• годовых планов
• месячных планов
• планов дня

План - это перечень дел, выполнение которых ведет к достижению цели, и твердые сроки выполнения этих дел. Твердость сроков зависит от того, знаете ли вы, сколько времени реально требуется для выполнения той или иной работы. Если же не знаете, то потратьте время на хронометраж своей деятельности.

Зная свои взаимоотношения со временем, можно приступить к планированию. Оптимально организует вашу работу три плана - годовой (перспективный), недельный и ежедневный.

Годовой план включает в себя только крупные дела, существенно приближающие вас к цели. Они у нас у каждого индивидуальны, но каждый должен помнить, что в течение года все мы неодинаковы: в одни месяцы мы активнее всего, в другие наша производительность падает. Самое интересное то, что кривая работоспособности у всех одинакова, она не зависит от пола, возраста, национальности, профессии. она имеет биологическое основание. Пик нашей творческой активности приходится на конец декабря - январь. Затем синусоида графика идет плавно вниз. В мае - июне у нас средний уровень трудоспособности. В летние июль - август творческая активность опускается до нижнего предела, в сентябре - октябре вновь подходит к среднему, а затем стремиться к своему пику в декабре. Эти физиологические особенности необходимо учитывать и в нашем долгосрочном планировании. Всю наиболее важную, сложную, творчески тонкую работу отнесем на зиму, а летом спланируем отпуск и такие дела, которые своей привлекательностью будут нас дополнительно стимулировать, как-то компенсируя естественный спад творческой силы.

Недельный план вырабатывают чаще всего так. Составляют список дел, затем его упорядочивают, делят дела на регулярные и прочие, пытаясь превратить нерегулярные дела в регулируемые и точно планируемые. Регулярные дела четко фиксируются во времени: выполняются в одни и те же дни и часы. Все без исключения нерегулярные дела сделать регулярными едва ли возможно, поэтому определите степень неотложности нерегулярных дел. Хорошо бы иметь режим недели, когда каждый из дней отводится на то или иное важное, перспективное дело.

В недельный план внесите все еженедельные встречи. Проверьте картотеку текущих дел и зафиксируйте те, которые приходятся на планируемую неделю. Мелкие работы целесообразно сгруппировать. Жизнь изменчива, подчас непредсказуема, поэтому, когда появляются неотложные дела, которых в плане нет, специалисты рекомендуют расписывать в недельном плане только 60% времени (запланированное время). Остальное - резерв, из которого 20% на не планируемые дела (непредвиденное время) и 20% на творческую работу (спонтанное время).

Реалистическое планирование требует хорошо отлаженного учета текущих дел (хорошим накопителем текущих дел может служить настольный еженедельник или еженедельник карманный.

Трудно переоценить значение ежедневного плана. Именно он помогает избежать беспорядка и суеты. Это прекрасное средство справиться с обстоятельствами, которые в отсутствие плана обычно выше нас. Ежедневный план дает возможность выполнить большой объем работы, но при этом в значительной мере спасает от усталости. План дисциплинирует, удерживает от разных соблазнов. План помогает совершать дела. (но об этом - подробнее на следующем занятии).

4. Дневник времени, его структура. Значение ДВ.

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты определенные листки. Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля. Это Ваша письменная память, которая всюду под рукой.

Дневник времени - это рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике. Дневник времени способствует успешному планированию личных целей, здесь содержатся представления обо всех ближних и дальних целях, сроках, обо всех планах.

Структура дневника времени.

Календарная часть:

• формуляры для годового, месячного, недельных и дневных планов;

• особое значение придается плану дня. Основной принцип расположения информации: 1 лист на 1 день;

• с соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, дни платежей и т.д., таким образом все свои личные дела вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел дат:

Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

• сроки проведения мероприятий;

• дни рождения;

• списки книг;

• расписание автобусов, самолетов;

• календарь театральных представлений;

• карточки для записи идей.

Раздел адресов и телефонов:

У вас всегда будут под рукой важнейшие телефоны и адреса.

5. Функции и задачи контроля.

I) Последней функцией во внешнем круге самоменеджмента является контроль. Учащимся предлагается обсудить вопрос; Каково значение контроля в деятельности и каковы его задачи?

Всякая постановка целей и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. Необходимо контролировать реализацию своих планов и учиться на возникающих ошибках. Контроль способствует повышению мотивации (ощущение успеха).

В процессе обсуждения учащиеся формулируют задачи контроля:

∙ осмысление физического состояния. Что достигнуто к данному моменту?

∙ сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута, поставленная цель? Какие отклонения имеют место?

∙ Корректировка по установленным отклонениям.

2. Существует два вида контроля: контроль за процессом, контроль результатов.

1) Контроль процесса.

Через равные промежутки времени проверяйте свои планы,

? в течении дня:

-выполняю ли я действительно необходимые задачи

-подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?

-справляюсь ли с запланированными задачами в установленные сроки ?

-веду ли борьбу с "поглотителями" времени и "помехами"

2). Контроль результатов.

Без цели всякий результат труда является одинаково верным и неверным. ; Контроль годовых, месячных, недельных, дневных планов, с точки зрения достижения поставленных целей в конце планового периода.

Вопросы : - Что может быть выполнено из задуманных задач \ целей?

- Какие результаты были достигнуты?

- Что осталось не сделанным и почему (причины, помехи )?

- Где было потеряно время ?

- Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода ( дня, недели, месяца)?

Помните, что контроль также как и сама задача, должен быть запланирован и проведен своевременно, чтобы можно было произвести корректировки. Если мы определим, что было неверно постфактум, то это ничего не даст для выполнения данной задачи.

3. Далее идет рассмотрение методов и функций контроля прошедшего дня. А). Можно использовать следующие вопросы для обзора результатов дня.

• Кто или что помешало мне сегодня достичь большего?
• Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям?
• Где я "застрял" на мелочах?
• Где я занимался поверхностными вопросами?
• Где я пошел на напрасные компромиссы?
• Где я вследствие тщеславия предъявил чрезмерные требования к своим партнерам ?
• Как могли бы оценить меня мои родители, друзья, учителя?
• Мог ли отказаться от каких - то дел?
• Чему я научился сегодня?
• Удалось ли мне сегодня записать или обработать свои идеи?
• Что или кто доставил мне сегодня радость?
• Приблизил ли меня этот день к достижению моих целей?

б). Поскольку такой обширный список вопросов можно использовать далеко не всегда, то можно применять "Метод 5-ти пальцев", который ориентируется на начальные буквы названий пальцев:

М (мизинец)- мыслительный процесс (Что я сегодня нового узнал? что открыл для себя? Какой опыт сегодня получил?)

Б (безымянный палец)- близость цели (Что мною сегодня сделано для достижения поставленных целей?)

С (средний палец)- состояние духа: каким было сегодня преобладающее настроение, расположение духа?

У (указательный палец)- услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем порадовал или "поспособствовал"?

Б (большой палец) - бодрость, физическая форма каким было сегодня мое физическое состояние? Что я сделал сегодня для своего здоровья?

в) Можно каждый день оценивать по методу 4-х балльной системы:

4. Особо удачный день

3. Удачный день

2. Удовлетворительный день

1. Неудачный день

Таким образом Вы подчеркнете качество дня, его значение, которое он имеет для вашей жизни.

6. В конце занятия каждый учащийся представляет свои способы составления нового дня, презентирует используемые принципы и правила планирования времени и понравившегося метода контроля.