2. Организация делопроизводственного обслуживания

2.1. Характеристика форм делопроизводства

Весь процесс управления связан с информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.

Так как делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой – структурным подразделением.

В настоящее время эта служба имеет различные названия. В крупных, со сложной структурой организациях, данные службы могут иметь несколько подразделений (протокольный, регистрационный, множительный отдел, отдел по приему письменных и устных обращений граждан и др.).

Закрыть

  • Управление делами (в своем составе имеет несколько подразделений)

  • Управление ДОУ

  • Управление делопроизводством

  • Управление документационного обеспечения

  • Общий отдел

  • Канцелярия

  • Секретариат

  • В небольших учреждениях всю работу выполняет секретарь-референт (секретарь)


    В настоящее время можно отметить ряд недостатков в делопроизводственной сфере, которые сохраняются и отрицательно влияют на качество работы.

    1.      Нарушение статуса и положения службы ДОУ на предприятии, в учреждении (подчиняется не непосредственно руководителю, а его заместителю или другому должностному лицу, ограничена в правах, выполняет отдельные функции, не входящие в ее компетенцию, перегрузка).

    2.      Использование устаревших форм и методов делопроизводственных операций (многократная регистрация документов в процессе их движения, прохождение ненужных инстанций, рутинные методы обработки документов, дел).

    3.      Нарушения в структуре и содержании документов (несоблюдение требований ГОСТ, инструкций, ошибки как стилистические, так и орфографические, пунктуационные).

    Для рациональной постановки службы ДОУ необходимы следующие условия:

  • выбор оптимальной организационной формы;

    Закрыть

    Централизованная форма применяется в учреждениях с малым объемом документооборота и выполнением всех операций с документами в службе документации.

    Децентрализованная форма применяется в учреждениях с большим объемом документооборота и выполнением всех операций с документами в его структурных подразделениях, разобщенных территориально и по характеру работ.

    Смешанная форма применяется в учреждениях со сложной организационной структурой и большим объемом документооборота, с распределением операций по работе с документами между подразделениями и канцелярией. Используется чаще, чем другие формы.


  • отнесение данного учреждения к одной из категорий предприятий;

    Закрыть

    Учреждения по объему документооборота делятся на категории:

    1-я категория – свыше 100 тысяч документов в год;

    2-я категория – от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;

    3-я категория – от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;

    4-я категория – до 10 тысяч документов в год.

    Отнесение учреждений к перечисленным категориям определяет структуру и численный состав канцелярии, механизацию и автоматизацию документационных процессов, а также решение отдельных вопросов ДОУ.


  • разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

  • разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями и закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

    Закрыть

    Для решения этой задачи необходимо разработать должностные инструкции сотрудников.


  • нормирование труда работников службы делопроизводства;

    Закрыть

    Постановление Минтруда России «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» от 26.03.2002 г.


  • определение численного и должностного состава службы.

    Численный состав службы ДОУ зависит от некоторых факторов:

    1)      отнесение учреждения к одной из четырех категорий,

    2)      объем документооборота организации (входящие, исходящие, внутренние документы),

    3)      существующие типовые нормативы времени (время на выполнение конкретных операций с документами),

    4)      соотношение количества работников службы ДОУ по отношению к общему количеству работающих в организации (по разработкам НИИ труда). Например.

  • выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции по делопроизводству (журнальная, карточная, электронная);

    Закрыть

    Состав сотрудников отдела делопроизводства для министерств, ведомств – 12–15 %, для промышленных предприятий – 0,5 %.

    Можно использовать для подсчета численного состава математическую формулу: Ч = 0,00016 * Д0,98 * Р0,1,

    где 0,00016 – постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда,

          Д – документооборот на предприятии,

          Р – численность работников аппарата управления,

          0,1 и 0,98 – степенные показатели, указывающие на уровень влияния данных факторов.


  • рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

  • повышение квалификации работников и культуры работы с документами.