Весь процесс управления связан с информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления.
Так как делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой – структурным подразделением.
В настоящее время эта служба имеет различные названия. В крупных, со сложной структурой организациях, данные службы могут иметь несколько подразделений (протокольный, регистрационный, множительный отдел, отдел по приему письменных и устных обращений граждан и др.).
В настоящее время можно отметить ряд недостатков в делопроизводственной сфере, которые сохраняются и отрицательно влияют на качество работы.
1. Нарушение статуса и положения службы ДОУ на предприятии, в учреждении (подчиняется не непосредственно руководителю, а его заместителю или другому должностному лицу, ограничена в правах, выполняет отдельные функции, не входящие в ее компетенцию, перегрузка).
2. Использование устаревших форм и методов делопроизводственных операций (многократная регистрация документов в процессе их движения, прохождение ненужных инстанций, рутинные методы обработки документов, дел).
3. Нарушения в структуре и содержании документов (несоблюдение требований ГОСТ, инструкций, ошибки как стилистические, так и орфографические, пунктуационные).
Для рациональной постановки службы ДОУ необходимы следующие условия:
выбор оптимальной организационной формы;Централизованная форма применяется в учреждениях с малым объемом документооборота и выполнением всех операций с документами в службе документации.
Децентрализованная форма применяется в учреждениях с большим объемом документооборота и выполнением всех операций с документами в его структурных подразделениях, разобщенных территориально и по характеру работ.
Смешанная форма применяется в учреждениях со сложной организационной структурой и большим объемом документооборота, с распределением операций по работе с документами между подразделениями и канцелярией. Используется чаще, чем другие формы.
Учреждения по объему документооборота делятся на категории:
1-я категория – свыше 100 тысяч документов в год;
2-я категория – от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;
3-я категория – от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;
4-я категория – до 10 тысяч документов в год.
Отнесение учреждений к перечисленным категориям определяет структуру и численный состав канцелярии, механизацию и автоматизацию документационных процессов, а также решение отдельных вопросов ДОУ.
Для решения этой задачи необходимо разработать должностные инструкции сотрудников.
Постановление Минтруда России «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» от 26.03.2002 г.
Численный состав службы ДОУ зависит от некоторых факторов:
1) отнесение учреждения к одной из четырех категорий,
2) объем документооборота организации (входящие, исходящие, внутренние документы),
3) существующие типовые нормативы времени (время на выполнение конкретных операций с документами),
4) соотношение количества работников службы ДОУ по отношению к общему количеству работающих в организации (по разработкам НИИ труда). Например.
выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции по делопроизводству (журнальная, карточная, электронная);Состав сотрудников отдела делопроизводства для министерств, ведомств – 12–15 %, для промышленных предприятий – 0,5 %.
Можно использовать для подсчета численного состава математическую формулу: Ч = 0,00016 * Д0,98 * Р0,1,
где 0,00016 – постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда,
Д – документооборот на предприятии,
Р – численность работников аппарата управления,
0,1 и 0,98 – степенные показатели, указывающие на уровень влияния данных факторов.