2.4. Характеристика нормативных документов службы ДОУ в организации

Абсолютно все эти виды работ с документами регламентированы в законодательных, правовых и нормативно-методических актах. У сотрудников должны быть три пакета документов.

Первый пакет – законодательные акты, принятые Президентом и Правительством РФ в сфере документирования и организации работы с документами.

Второй пакет – нормативно-методические документы по организации документационного обслуживания, принятые федеральными органами исполнительной власти.

Третий пакет – организационные и нормативно-методические документы, необходимые службе ДОУ в самой организации:

1.  Устав или копия устава организации.

Устав является основным внутренним нормативным документом организации. В нем закреплено полное и сокращенное фирменное название организации, которое будет присутствовать на бланках документов.

В уставе устанавливается структура, компетенция органов управления и порядок принятия решений, что также необходимо знать сотрудникам, работающим с документами, особенно при распределении корреспонденции, перенаправлении посетителей и телефонных звонков.

2.  Положение о службе делопроизводства (управлении делами, общем отделе, департаменте ДОУ, канцелярии, секретариате и т.д.), если такое структурное подразделение есть.

Положение – нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенции, обязанности и организацию работы системы органов государства, одного органа, структурного подразделения.

Основные разделы:

Подготовка и оформление документов;

Прием и первичная обработка документов;

Регистрация документов;

Контроль за исполнением документов;

Номенклатура дел;

Формирование дел;

Текущее хранение и др.

В этом документе сформулированы цели и задачи службы делопроизводства, показаны его место в структуре организации, функции, выполняемые службой.

Если организация маленькая, то секретарь берет на себя выполнение всех функций, которые в крупной организации выполняет целый отдел.

Структура положения оформляется следующим образом:

Положение подписывается руководителем организации и утверждается вышестоящим органом.

3.  Инструкция по делопроизводству. Основные разделы инструкции включают этапы работы с документами.

Инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В инструкции прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов.

4.  Должностная инструкция.

Должностная инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем организации или подразделения, где определены права, ответственность, обязанности и взаимоотношения конкретного должностного лица.

Должностные инструкции (ДИ) бывают типовые, примерные, индивидуальные.

Типовые ДИ разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и т.д. должностных лиц.

Примерные ДИ разрабатываются вышестоящими органами, стоящими во главе отрасли, определенной сферы деятельности.

Индивидуальные ДИ разрабатываются для конкретной должности с учетом специфики работы предприятия.

Основные разделы ДИ:

Таким образом, ДИ позволяет:

5.  Номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел (НД) – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, главным назначением НД является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

В-третьих, НД используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел, со сроками хранения до 10 лет включительно.

В-четвертых, НД служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

В-пятых, НД имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Таким образом, составив номенклатуру дел, можно решить целый комплекс задач по организации работы с документами. При отсутствии номенклатуры дел документы часто попадают в папки произвольно и теряются.