8.3.11. Параметры почты

Как правило, все настройки Outlook (и не только электронной почты) производятся в диалоговом окне Параметры (Options). Чтобы его открыть, в меню Сервис нужно выбрать пункт Параметры. Установка основных параметров электронной почты происходит на четырех вкладках: Настройка почты (Mail Setup), Сообщение (Mail Format), Орфография (Spelling) и Безопасность (Security). Рассмотрим вкладки Сообщение, Орфография и Безопасность.

На этой вкладке выбираются параметры и определяются настройки формата и редактора для сообщений Outlook (рис. 8.42).

Формат сообщения определяет редактор для новых сообщений. Каждый формат имеет свои функции и варианты использования. В Microsoft Outlook возможно создание и получение сообщений в трех форматах: HTML, формат RTF Microsoft Outlook (Rich Text) и Обычный текст (Plain Text). Один из них может быть указан как формат сообщений, который будет применяться для новых сообщений по умолчанию. Однако отдельные сообщения всегда могут создаваться в других форматах (при создании сообщения формат указывается в выпадающем списке на панели инструментов (рис. 8.43)).

Microsoft Outlook поддерживает два вида редакторов сообщений: встроенный и редактор Microsoft Word. При составлении ответа на сообщение Outlook использует формат, в котором было создано это сообщение, но при желании можно изменить формат ответа.

Рисунок 8.42 - Вкладка Сообщение диалогового окна Параметры

Рисунок 8.43 – Выбор формата сообщения

Основные возможности каждого из форматов:

• HTML. Форматирование текста, нумерация, маркеры, выравнивание, горизонтальные линии, фон, стили HTML и web-страницы. В этом формате могут использоваться бланки и подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word 2002, эти параметры необходимо указать в Word;
• Обычный текст. Обычный текст не является форматируемым. Если большинство сообщений отправляется через Интернет, использование обычного текста может оказаться удобнее, т. к. получатели (ввиду, например, простоты их клиентов) могут не увидеть форматирования, добавляемого при использовании других форматов. При получении сообщений, составленных в формате Обычный текст (Plain Text), имеется возможность указать шрифт, который должен использоваться при их чтении. В обычном тексте могут использоваться подписи без форматирования текста;
• RTF Microsoft Outlook. Форматирование текста, маркеры и выравнивание. В этом формате могут использоваться подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word, подписи должны создаваться в Word. При отправке сообщений через Интернет в формате RTF Microsoft Outlook не все получатели смогут их прочитать.

Кроме формата, с помощью флажков можно установить, какой из редакторов (Word или встроенный) будет использоваться для создания и чтения сообщений (снятием флажков Использовать Microsoft Word как редактор сообщений и Использовать Microsoft Word как редактор сообщений устанавливается встроенный редактор, добавлением флажков устанавливается редактор Word).

Кнопка Язык позволяет выбрать язык для отметок и служебных заголовков сообщений, а также кодировку, используемую в сообщениях по умолчанию. Помимо кодировки КОИ8-Р, для исходящих и входящих сообщений можно использовать кодировку Кириллица (ISO) или Кириллица (Windows).

Шрифты и бланки

Настройки раздела Шрифты и бланки на вкладке Сообщение позволяют определить шрифты и специальные бланки для создания сообщений на их основе. Бланки (stationary) для сообщений являются своеобразными шаблонами для документов. По умолчанию Outlook не использует специальных бланков. Выбрать любой бланк можно либо из раскрывающегося списка, либо с помощью кнопки Выбор бланка (Stationary Picker), открывающей одноименное окно с возможностью просмотра имеющихся бланков (рис. 8.44). В этом же диалоговом окне можно изменять стандартные бланки и создавать собственные как на основе уже имеющихся, так и на основе собственных рисунков и подписей. Для этого необходимо нажать кнопку Дополнительные бланки (Advanced Stationary).

Рисунок 8.44 – Выбор бланка

Кнопка Шрифты (Fonts) вызывает соответствующее диалоговое окно, в котором можно изменить шрифт для сообщений, ответов и пересылок, используемый по умолчанию.

В разделе Подпись можно указать подпись (signature), которая автоматически будет добавляться в конец сообщения (например, "С уважением, …"). В нее также можно поместить контактные данные или ссылки.

Для создания новой подписи необходимо проделать следующие действия:

1. щелкнуть на кнопке Подписи;
2. в появившемся окне выбора подписей щелкнуть на кнопке Создать, чтобы создать новую подпись;
3. ввести имя новой подписи (под этим именем она будет храниться в списке) и щелкнуть на кнопке Далее;
4. в окне редактирования (рис.8.45) ввести текст подписи (для форматирования текста можно использовать кнопки Шрифт, Абзац, Дополнительно) и по завершении щелкнуть на кнопке Готово.

Рисунок 8.45 – Создание подписи

После этого созданная подпись станет доступна в списке подписей (ее содержание можно просмотреть, если еще раз щелкнуть на кнопке Подписи) и автоматически будет выбрана как подпись для новых сообщений. Далее следует выбрать подпись для ответа или пересылки (эту же или создать еще одну).

Если настроен формат сообщений и выбраны бланк и подпись, то в окне Параметры необходимо щелкнуть на кнопке Применить, чтобы сохранить внесенные изменения. Теперь при создании нового сообщения в качестве шаблона будет применяться выбранный бланк, и в сообщение автоматически будет вставляться созданная подпись (рис. 8.46).

Рисунок 8.46 – Новое сообщение с подписью и бланком

На вкладке Орфография (Spelling) устанавливаются параметры проверки сообщения на орфографические ошибки. Если в качестве редактора сообщений используется Word, то его возможности в проверке значительно шире, например, можно проверить не только орфографию, но и грамматику.

Назначения флажков вкладки Орфография:

• Всегда предлагать исправления для слов с ошибками (Always suggest replacement for misspelled words). Установка данного флажка позволяет в окне проверки орфографии отображать список предлагаемых изменений;
• Всегда проверять орфографию перед отправкой (Always check spelling before sending). Установка данного флажка обязует Outlook проверять сообщение перед его отправкой;
• Пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (Ignore words in UPPERCASE). Если данный флажок установлен, то Outlook будет считать орфографически верными слова, набранные прописными буквами (в верхнем регистре);
• Пропускать слова, содержащие цифры (Ignore words with numbers). В данном случае Outlook не будет считать неправильными слова вроде "собрание1" или "40и40";
• Пропускать текст исходного сообщения в ответе и пересылке (Ignore original message text in reply or forward). Установка данного флажка запрещает Outlook проверять текст исходных сообщений на правильность при ответе или пересылке;
• Использовать автозамену, когда Word не является редактором сообщений (Use AutoCorrect when Word isn't the e-mail editor). Здесь можно указать специальный набор символов, который позволит использовать короткие двух-, трехсимвольные слова вместо ввода целого текста. Параметры автозамены определяются в одноименном диалоговом окне, для отображения которого необходимо нажать кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options).

Нажатие кнопки Изменить (Edit) в разделе Изменение словаря пользователя (Edit Custom directory) приведет к открытию текстового файла, в котором можно отредактировать, добавить или удалить слова пользователя. В дальнейшем эти слова Outlook будет считать орфографически верными. В качестве языка для проверки необходимо выбрать значение русский (Россия).