Рисунок 8.27 - Параметры сообщения
Microsoft Outlook позволяет указать дополнительные параметры сообщения: настройка сообщения, безопасность, параметры отправки. Каждый из этих параметров можно настроить для каждого конкретного сообщения либо установить их значения по умолчанию для каждого вновь созданного.
Настройка сообщения и безопасность
Для установки дополнительных параметров нужно в окне нового сообщения щелкнуть на панели инструментов кнопку Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options) (рис. 8.27).
Пользователь может придать сообщению важность: Высокая (High), Обычная (Normal) или Низкая (Low). Сообщение с высокой важностью требует от пользователя незамедлительной обработки полученной информации. Графически сообщения для получателя отличаются значками в столбце Важность (Importance): красный восклицательный знак или синяя стрелка вниз соответственно.
Установка пометки аналогична установке важности, за исключением того, что получатель может изменить важность присланного сообщения, но не может изменить его пометку. Существует четыре пометки для сообщения: Обычное (Normal), Личное (Personal), Частное (Private) и ДСП (Для служебного пользования) (Confidential). При открытии подобного сообщения в его верхней полоске будет отображаться текст, извещающий получателя об уровне пометки.
Если пользователь является обладателем цифровой подписи, то в целях безопасности и сохранности информации сообщения имеет смысл шифровать сообщение и добавлять к нему цифровую подпись. Как правило, обычная переписка не нуждается в подобных мерах, причем надо учесть тот факт, имеет ли адресат программное обеспечение, способное расшифровывать сообщение и работать с цифровыми подписями.
Параметры отслеживания и голосование
Еще одной возможностью Outlook 2002 является голосование получателем сообщения. Когда адресат получает сообщение с установленным параметром голосования, у него отображаются соответствующие кнопки голосования. Таким образом, если сообщение не требует детального ответа, а достаточно лишь согласия или какой-нибудь другой односложной реакции, можно указать их в поле Кнопки голосования (Use voting buttons) или выбрать из стандартного раскрывающегося списка.
Также Outlook позволяет отслеживать доставку и прочтение сообщений. Данные функции очень удобны, если необходимо точно знать, пришло ли сообщение к получателю и прочтено ли оно им. Если для сообщения установлен флажок Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery), то как только оно придет к получателю, отправителю будет отослано сообщение с датой и временем прихода сообщения к получателю. При открытии получателем сообщения с установленным флажком Уведомить о прочтении сообщения (Request a read) появляется диалоговое окно предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Отвечая утвердительно, получатель автоматически высылает отправителю подтверждение.
Уведомления о доставке и прочтении сообщения - это тоже сообщения электронной почты. Поэтому при поступлении уведомлений Microsoft Outlook помещает их в папку Входящие (Inbox).
Параметры отправки
В разделе Параметры отправки (Delivery Options) можно указать дополнительные настройки, связанные с отправкой сообщения:
После того, как сообщение полностью готово к отправке, необходимо нажать кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная (Standard). Сообщение будет отправлено через учетную запись, указанную по умолчанию в диалоговом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Account).
Если имеется более чем одна учетная запись, можно воспользоваться раскрывающимся списком Учетные записи (Accounts), в котором можно выбрать ту запись, через которую будет отправлено созданное сообщение. Тем самым получатель сообщения будет видеть адрес указанной учетной записи (и отвечать на него).
Если на вкладке Настройка почты (Mail Setup) диалогового окна Параметры (Options) меню Сервис не стоит флажок Отправлять сообщения немедленно (Sent immediately when connected), то Outlook переместит сообщение в папку Исходящие (Outbox). Сообщения, находящиеся в этой папке, фактически еще не отправлены, но формально абсолютно готовы к отправке. Таким образом, накопив определенную партию готовых сообщений, можно отправить их все разом, а не поодиночке. Данный подход очень удобен, поскольку, во-первых, суммарно на отправку сообщений затрачивается меньше времени (если провайдер не имеет посекундной тарификации), а во-вторых, есть возможность отредактировать еще не отправленное сообщение перед окончательной отправкой.
Чтобы отправить окончательный вариант сообщения, нужно нажать кнопку Отправить/Получить (Send/Receive) на панели инструментов Стандартная.
После нажатия кнопки Отправить/Получить (Send/Receive) появится диалоговое окно Ввод сетевого пароля (Connect To), отображающее действия компьютера и модема по подключению к провайдеру. После успешной установки соединения происходит отправка и прием сообщений. Графически этот процесс отображается в новом диалоговом окне Outlook - Ход отправки и получения сообщений Outlook (Outlook Send/ Receive Progress). В верхней части этого диалогового окна располагается индикатор прогресса, отображающий количество выполненных задач. Под задачей в данном случае подразумеваются отправка и прием сообщений по одной из учетных записей. В нижней части дается детальное описание каждой из задач.
Диалоговое окно дополнительной информации окна Ход отправки и получения сообщений Outlook содержит две вкладки: Задачи (Tasks) и Ошибки (Errors). На вкладке Задачи (Tasks) в колонке Имя (Name) отображаются учетные записи, участвующие в выполнении процедуры отправки и приема сообщений, в колонке Выполнение (Progress) в виде индикатора прогресса - выполнение задания для каждой учетной записи. Если задача не выполнена, то слева от ее названия появляется красный восклицательный знак, сигнализирующий о наличии ошибки в процессе выполнения задачи. И наконец, в колонке Осталось (Remaining) отображается время, оставшееся до конца отправки и приема сообщений для данной учетной записи. Если при выполнении задачи произошла ошибка, ее код и описание можно просмотреть на соответствующей вкладке Ошибки (Errors), если же все задачи были выполнены успешно, эта вкладка остается пустой. При необходимости можно отменить выполнение задач для определенной учетной записи, для чего следует выделить ее и нажать кнопку Отменить задачу (Cancel Task). Для отмены всех задач для всех учетных записей нужно нажать кнопку Отменить все (Cancel All).
После успешной отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent). Таким образом, всегда можно отследить или возобновить в памяти посланную корреспонденцию.
В ряде случаев пользователю бывает необходимо уже отосланное сообщение отправить заново (например, в случае неработоспособности сервера) или перенаправить другому пользователю, фактически не меняя контекст сообщения. Для этого необходимо перейти в папку Отправленные (щелкнуть на ней в списке папок), двойным щелчком открыть нужное сообщение в новом окне, а затем в меню Действия выбрать пункт Отправить заново: После этого появится сообщение, готовое к редактированию и вторичной отправке.
Иногда после отправки пользователю возникает необходимость отозвать уже отосланное сообщение, например, если поступила более оперативная информация. Для этого выполняются те же действия что и при повторной отправке, только в появившемся окне следует установить флажки Удалить непрочитанные копии и, при необходимости, Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей, а затем щелкнуть кнопку ОК.
После очередной процедуры отправки и приема сообщений почтовой программой будут отправлены на почтовый сервер созданные сообщения и забраны пришедшие. По умолчанию приходящие сообщения помещаются в папку Входящие (Inbox). Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.
Чтобы перейти в папку Входящие, нужно щелкнуть по ней в списке папок или на ее ярлыке в панели Outlook. В панели просмотра информации отобразится содержимое этой папки в виде списка сообщений, состоящего из нескольких полей (рис. 8.28).
Для папки Входящие (Inbox), а также для папок Отправленные (Sent) и Черновики (Draft), Microsoft Outlook предлагает несколько стандартных представлений. Рассмотрим их на примере папки Входящие:
Для смены представления в меню Вид необходимо выбрать пункт Текущее представление, а затем одно из выше перечисленных. Чтобы сообщения можно было просматривать в этом же окне, в меню Вид нужно выбрать Область просмотра (скрывается повторным выбором этого пункта). Параметры области просмотра можно установить в диалоговом окне Область просмотра (Preview Pane), выбрав последовательно в меню Сервис пункты Параметры, Дополнительно, Область просмотра.
С помощью отображаемых полей пользователь имеет возможность просматривать различные параметры доставленного сообщения. Например, в поле От содержится информация об отправителе, в поле Тема - тема сообщения, в поле Получено - дата получения, в полях Важность и Вложения соответствующие пометки и т. п. Поля могут меняться в зависимости от представления, а также по выбору пользователя. Чтобы добавить или удалить поля, необходимо в панели просмотра информации щелкнуть правой клавишей мыши на свободном от списка сообщений месте и выбрать в появившемся контекстном меню пункт Отображать поля: (рис. 8.29). Далее, отметив в списке Имеющиеся поля одно из полей, щелчком на кнопке Добавить можно добавить это поле в список отображаемых или, отметив поле в списке Отображаемые поля, удалить его с помощью кнопки Удалить.
В списке новые сообщения обычно выделяются жирным шрифтом и значком нераспечатанного конверта.
Из папки Входящие письма можно перемещать в другие папки, например, в папку Черновики или в специально созданные папки. Для этого можно просто перетащить выбранное сообщение из списка в новую папку или, щелкнув на нем правой клавишей мыши, выбрать в контекстном меню пункт Переместить в папку :, а затем выбрать папку из предложенного списка.
Для просмотра сообщения можно воспользоваться областью просмотра, а можно двойным щелчком открыть сообщение в новом окне (рис. 8.30).
В окне сообщения в верхней части расположена панель инструментов и заголовок, ниже идет поле самого сообщения. В заголовке находятся поля: От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено (Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный адрес отправителя. Поле сообщения также не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять его фон или встроенные картинки. Единственная процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, - это увеличение или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.
Иногда пришедшее сообщение не идентифицирует текст. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное определение кодировки пришедшего сообщения. Можно вручную изменить кодировку, выбрав соответствующее значение из списка пункта Кодировка меню Вид.
Если приходит более чем одно сообщение, то можно воспользоваться специальными кнопками Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему сообщению, не покидая уже открытой формы.
Последним полем в заголовке является поле Вложение (Attachments). Чтобы сохранить или открыть вложение, в меню Файл нужно выбрать пункт Сохранить вложения или дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments) (рис. 8.31). При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит два варианта: открыть или сохранить на диске. Прежде чем открыть вложение, лучше сначала сохранить его (нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk) и в появившемся диалоговом окне выбрать папку для хранения файла), а затем проверить на наличие в нем компьютерных вирусов.
После того как пользователь просмотрит полученное сообщение, у него может появиться вопрос или дополнительное предложение к отправителю. Таким образом возникает почтовый диалог между двумя или несколькими адресатами. Существует несколько видов ответных действий на пришедшее сообщение:
Для создания ответа необходимо нажать кнопку Ответить (Reply) на панели инструментов Стандартная окна Outlook или окна открытого сообщения. Outlook при этом выдает форму нового сообщения с уже заполненным полем Кому (То), содержащим адрес отправителя, и полем Тема (оно обычно помечается RЕ: Исходная тема). Формально ответ является новым сообщением, поэтому можно изменить любые его параметры: выбрать фон, добавить или удалить текст, изменить название темы и даже адрес получателя сообщения. Кроме этого, в ответ вставляется и помечается текст исходного сообщения. Это необходимо для того, чтобы можно было, например, прокомментировать часть сообщения или для того, чтобы отправитель при получении сообщения мог вспомнить, о чем шла речь в исходном письме.
При пересылке сообщения в заголовок сообщения вводится адрес получателя и тема, а само пересылаемое сообщение, в зависимости от настроек, вставляется либо в тело сообщения, либо прикрепляется к письму в виде вложения (см. главу 8.3.7).
В предыдущих главах был рассмотрен процесс отправки и приема сообщений целиком, но в ряде случаев загрузка с сервера всех сообщений целиком не имеет смысла или нежелательна:
Для реализации вышеприведенных возможностей работы с сообщениями Outlook предоставляет режим работы с заголовками, т.е. загружаются только заголовки сообщений (без тела сообщения). После этого, можно выбрать, какие из сообщений загрузить полностью, а какие - удалить или пока оставить на сервере. Для того, чтобы загрузить заголовки, необходимо перейти в папку Входящие, а затем в меню Сервис последовательно выбрать следующие пункты - Отправить/Получить, Работа с заголовками, Загрузить заголовки с, Все учетные записи.
Информации заголовка вполне достаточно для определения дальнейшей работы с ним. Существует всего четыре варианта работы с заголовками:
Процедура работы с заголовками следующая:
