Рисунок 8.10 - Панели инструментов Outlook
Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Папки в Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например, папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из операционной системы, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске (можно увидеть этот файл в проводнике, он хранится в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst).
При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). Таким образом, при открытии папки и выборе нужного элемента запускается форма, его обслуживающая, после чего элемент готов к редактированию.
Поскольку Microsoft Outlook 2002 является одним из компонентов пакета Microsoft Office, его интерфейс имеет схожие с другими программами этого пакета структуру и принципы работы.
Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки. Ниже строки заголовка расположена строка Меню, а еще ниже - Панели инструментов. Слева расположена Панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа - Панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки.
Для добавления или удаления панелей инструментов, необходимо щёлкнуть правой кнопкой мыши на любой из них - появится список с названием всех доступных панелей. Установкой или снятием флажка соответственно отображается или скрывается требуемая панель (рис. 8.10). То же самое можно сделать с помощью пункта Панели инструментов меню Вид.
Панели инструментов можно перемещать. Для этого нужно подвести указатель мыши к левому краю любой из панелей и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить ее в любое место. Чтобы вернуть панель обратно, достаточно дважды щелкнуть по заголовку этой панели.
Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Кнопки панелей инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), могут частично меняться в зависимости от выбранной папки.
Панель Outlook, расположенная слева (рис. 8.11), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. То же самое можно сделать с помощью меню Вид, выбрав в нем пункт Перейти, а затем нужную папку.
По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook (Outlook shortcuts), Мои ярлыки (My shortcuts) и Другие ярлыки (Other shortcuts). Первая группа включает в себя следующие ярлыки: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Если для всех семи ярлыков не хватает места, то справа (внизу или вверху) появляется стрелка, посредством которой можно перейти к требуемому ярлыку. Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, нужно щелкнуть на кнопке Мои ярлыки. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook. Последняя, третья группа - это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.
Чтобы изменить вид отображаемых на панели Outlook ярлыков, необходимо щелкнуть на ней правой клавишей мыши и в появившемся контекстном меню выбрать соответственно Крупные значки или Мелкие значки. С помощью этого же меню можно добавлять или удалять группы ярлыков и сами ярлыки. Например, чтобы добавить ярлык какой-либо папки на панель, нужно в контекстном меню выбрать пункт Ярлык для панели Outlook (рис. 8.12). В появившемся окне в поле Просмотреть выбирается тип папки:
Затем требуется выбрать имя папки в появившемся ниже списке и щелкнуть на кнопке ОК. Ярлык выбранной папки появится на панели Outlook.
Скрыть или отобразить панель Outlook можно с помощью пункта Панель Outlook меню Вид (рис. 8.13). С помощью пункта Список папок этого же меню отображается панель Список папок.
Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Эта панель служит для отображения всей структуры папок Outlook 2002, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (-) показывает, что список вложенных папок раскрыт (рис. 8.14).
Аналогично панели Outlook, в список папок можно добавлять (или удалять) новые папки, причем сколь угодно большой степени вложенности. Создать папку можно двумя способами:
Создавая новую папку, необходимо задать ее имя и тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т.е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке (рис.8.15). Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа, он будет преобразован к оригинальному.
Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную. Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию.
Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контекстным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке. Доступны следующие действия: